在日常的商务活动中,自我介绍是十分重要的。有人以为递了名片之后就万事大吉了,其实不然。有时候,自我介绍比名片更重要,它可以“先声夺人”,一下子使别人对自己产生好的印象。
从某种角度来说,自我介绍是一次“戏剧表演”,你这个角色演得成功与否,就看这短暂的自我表演了。
成功的自我介绍不仅依靠声调、态度、举止的魅力,而且还要顾及适当的时间和地点以及当时的氛围。
最蹩脚的自我介绍往往犯以下错误:
(1)急于表现自己,在不适当的时候打断别人的谈话,把自己硬插进去。
(2)夸大表现自己,在自我介绍中长篇大论,洋洋洒洒,说得太多。
(3)不敢表现自己,在自我介绍中躲躲闪闪,唯唯诺诺,生怕别人摸了自己的底而小看自己。
(4)不能表现自己,在自我介绍中吞吞吐吐,模棱两可,不能给别人一种清晰的概念和印象,别人连名字都听不清楚。
为了避免这些错误,自我介绍一定要掌握时机和技巧,做到以下几点:
(1)一定要选好时机。在选择时机时,一方面不要破坏或打断别人的兴趣,另一方面要能够一下子吸引别人的注意力。千万不要抢话头,最好能够接话头。在需要等待的时候,一定要等待,而且一定要当好的听众。
(2)一定要自信。要以十分自信的语调来赞美别人,感觉是从心里发出的,而不要过分谄媚或吹捧。
(3)尽量表示友善、诚实和坦率。这不仅要从话语中表现出来,还应该从态度和眼神中表现出来。
(4)清晰地报出自己的名字,并尽可能用幽默的方式加深别人对自己的印象。
(5)特别表示自己渴望认识对方,使对方觉得他自己很重要。如果你知道对方的名字,一定要多重复一至两次,以表示自己很荣幸结识对方。
当然,自我介绍并不一定要面面俱到,有时候可以留有余地,有时候需要借助别人来介绍自己,有时候可以采取间接的行动方式,这就要看当时当地的实际情况了。
商务交际不同于串门,多半是有一定计划和目的的。俗话说:“知己知彼,百战不殆”,对于每一次约谈、碰头、商讨、谈判,都要因事因人做大量的准备工作,这样才能使自己在交际中有出色的表现。
那么,在商务交际中应该作好哪些准备呢?
(1)要尽可能地了解所要交际的人,对他的职业、爱好、能力、脾性等各方面有一定的了解。如果能够知道他近年来的工作记录和成绩最好,这有助于找到更多的共同话题和语言。除此之外,还应该尽可能了解他的需要,包括工作和生活两方面的需要,这样就有可能成为“知己”或“热心人”,有机会为别人排忧解难和提供服务。,
(2)需要对打交道的单位或公司进行研究,尽可能地了解有关单位或公司的情况。由此,你就有可能提出一些有价值的问题,并对生意发表一些有建设性的意见。这样,就不但可以从对方身上得到一些重要信息,取得对方一定的信任,而且能够为下一步的合作提供思路。
特别是当你和一些大公司打交道的时候,准备工作就应该更充分。最好事先从有关部门得到有关的年度报告,详细了解该公司的金融情况和利润指标,以及其产品的品质和市场服务情况。如果搞不到这些情报,就只好从图书馆和报刊上尽可能查一些资料了。除此之外,还可以留心一下这方面的市场报告和广告行情,加以比较,互相参照,使自己心中有底。
但是要记住。不管自己了解得多么清楚,心里多么有数,在商务交际过程中千万不要让对方为难,硬“逼”着对方承认自己的弱点和不足,要耐心把别人的话听下去,然后说出自己不太清楚的地方,请别人赐教。
(3)不仅要尽可能地了解对方,还要设身处地地替对方准备一番,特别是要仔细设想一下对方可能会提到的难题。对于对方提出的问题,如果自己很难给予圆满答复,但又不能回避,就应该想好怎样应付和回答才最得体,这时候如果吞吞吐吐、搔头捏手指或者不住地干笑,就可能前功尽弃。如果有所准备,那就不会太紧张而可能应付自如了。