精益六西格玛项目实践者通常会提到一个常见的原因:项目之所以没有成功,是因为推荐的解决方案在整个项目过程中从未落实。
1、需要了解解决方案为何未能付诸实践
在进行一步探究的时候,我们得到了一些有趣的信息以及产生这个结果的不同原因。最常见的原因是:过程的所有者从一开始就没有参与到项目中。
如果你考虑使用许多质量改进计划的模式,构造出一个独立的质量改进团队或专门的负责部门来执行项目以替代公司全员参与,那么将很容易发现过程的所有者被排除在项目之外。或许过程所有者白天工作非常忙,几乎没有时间投入到项目;或者由于各种原因过程所有者对项目从来就没有兴趣;也许过程的所有者希望管控过程,亲自找到解决办法;或许负责这个项目团队可以使过程更加高效,并简化过程,但过程所有者可能会因此失去他的工作。这些都可能是过程所有者从未落实解决方案的原因。
其他反馈的意见也表明,解决方案之所以永远无法实践,是因为项目团队按照DMAIC方法只完成了定义、测量和分析阶段,从来未进入真正的改善或控制阶段。换句话说,他们在完成了DMAIC的DMA之后,就移交了项目,并希望过程所有者执行改进和控制工作。其他的实践人员告诉我们,项目解决方案之所以没有落实,是因为在项目团队完成了所有的工作并设计了新的流程之后,他们向上层管理人员汇报,但被告知“这不是我们所预期的”。管理层可能会因为下面原因拒绝一个项目解决方案,比如实施起来太复杂,代价太太,或者只是因为那不是他们自己提出的解决方案。
2、如何避免类似情况出现?
这看起来似乎很简单,但你可以做的事就是在每个项目的开始前创建一个全面的项目章程。什么是项目章程呢?这是一个文档,通常是在定义阶段完成的,用于回答关于你的项目的一些基本问题:
①为什么说这个项目很重要?
②谁来确保这个项目取得成功?
③这个项目的预期收益如何?
④何时能看到预期收益,收益能持续多久?
⑤改进工作会集中在哪些方面?
项目章程中的信息对于获得领导承诺并提供完成项目所必需的资源是至关重要的,有时它甚至可以成为你推进这个项目的“通行证”。这个工具是所有的项目参与者交流的原则,所以清晰、准确填写这个文档并随着项目的推进及时更新可能出现的变化非常重要。
请记住,从一开始就应该让过程所有者参与其中,这点非常重要,因为他们通常是负责实施你们团队所推荐解决方案的人。如果你在项目章程做了全面的工作,那您应该能够避免上面的一些问题,并以你的方式成功的完成项目!