假如你是一个会议组织者，你认为应该做哪些准备工作？

2025-02-02 10:27:10

推荐回答（4个）

回答1：

1、了解清楚会议的主题、参加人员、会议场所、资金预算。

2、参加人员中要搞清楚参加的部门、参加的领导，各领导的级别。

3、预定好会议场所，检查会议场所的卫生情况，是否可以满足参加人员的座位。

4、安排好参加人员的座次。

5、预定好必要的设备，比如话筒、投影仪、茶杯、签字笔、材料纸。

6、准备好会议需要的文件材料。

7、拟好会议议程，拟好领导发言稿报领导审阅。

回答2：

一个会议组织者，应该做好会议预案。

会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。

(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。

会议记录：

每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录。

但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。

以上内容参考：百度百科-组织会议

回答3：

会议组织工作在会议流程中至关重要，会议组织的好坏直接影响着会议能否顺利进行。因此，会议前的策划方案很重要，因此要作好充分的准备。一、会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？ 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组. 限定每个项目的商议时间。 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。二、会议期间控制 1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。 7、坚持预定的时间，不要拖延。 8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。 9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。 10、确定下次会议的议题和时间。三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检查。会前工作：1、与会议主办者洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。4、与会议主办者确认会议接待方案。5、与会议主办者签订会议接待标准合同。6、确认会议主办者预付会议订金事宜。7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）会中工作：9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。18、协调会议期间的交通工具的安排。19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。会后工作：20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。22、与会议主办者的费用结算工作。

回答4：

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。第一，会议预案制定。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。

第二，准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

第三，会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议。

第四，会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五，会议进行时的具体服务。包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

第六，会议结束时的会务工作，包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等，会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。