一个行政助理应该具备的？

2024-12-21 05:53:30

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回答1：

做文秘得先有“文秘证”，国家劳动和社会保障部将文秘职业资格分为三个等级：初级文秘、文秘、高级文秘。要求文秘持证上岗。　　在国内企业和外企中，对于文秘/行政助理的选择标准是有差异的。　　在文秘/行政助理的“中国式”招聘标准中，排在第一的是魅力(指年轻漂亮)，其次是酒力，第三才是能力。而在欧美国家，文秘/行政助理是一种高尚的职业，高级总裁或高级部门的文秘/行政助理职位，大都是一些四十多岁、有教养、有经验的“妈妈型”职业女性来支撑，她们的特殊地位和能力成为企业的绝对财富。如比尔�6�1盖茨的第二任秘书——年龄四十二岁的露宝(是已经有四个孩子的母亲)。露宝以她的执行能力、协调能力、忠诚度在一定程度上成就了比尔�6�1盖茨。　　当然，无论中外差异如何，一个优秀的文秘/行政助理必须具备以下能力和素质：　　1、执行力。在协助决策的过程当中，文秘/行政助理个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策。　　2、判断力。有些事情可能由于文秘/行政助理的介入更好地支持了决策。譬如说，文秘/行政助理最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要文秘/行政助理做出提醒。如果一个判断力强的文秘/行政助理，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。　　3、协调力。文秘/行政助理需要既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系。这点来讲，文秘/行政助理的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善。　　4、应变力。文秘/行政助理需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要文秘提醒该做什么。一个资深文秘总结道：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。” 　　除以上四个“力”之外，做大公司的高级文秘/行政助理，还应当拥有很强的外语能力，以及会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。　　当然，如果在这个职位上做的很好，是非常有优势的。这种职业优势体现在：　　1、跟公司高层接触机会多。　　文秘/行政助理是最接近公司高层人士尤其是老板的员工，老板今天穿什么衣服，打什么领带，心情如何，跟谁通过电话，开了什么会，近期会有什么工作安排，等等，文秘/行政助理都会比其他职员更清楚，甚至其中的一些——例如近期工作安排——等等，还有他/她的参与。做文秘/行政助理的最直接优势，用句俗话说，就是能跟老板“混个脸熟”。　　2、能够学到大量的公司管理知识，能力提高快。　　随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，文秘/行政助理工作的重要性越来越受到重视，文秘已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。拥有这样的机会，文秘/行政助理能够在内外的压力下，尽快熟悉管理方面的大量知识，以便在恰当的时机，给老板提出适当的建议。　　3、重要人脉的累积。　　做一个文秘/行政助理，与本公司高层人士的人脉关系是理所当然的，所以略过不言。　　此外，在陪同老板外出的过程中，文秘/行政助理会大量接触到其他各公司的老板或高层管理人士，与他们产生交集，并偶尔或者经常会有联络，甚至有成为朋友的可能。　　人脉的累积，对于一个人的职业生涯的意义，是大家都有深刻了解的，在此就不一一赘述。　　4、向人事经理或行政主管转型较容易。　　文秘/行政助理在自己的职位上展现出足够的领导实力和忠诚度后，很容易便能得到老板的赏识。接下来，在人事经理或行政主管职位空缺时，老板会很快就想到提拔自己的文秘/行政助理

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